Tema 5 Documentación administrativa de la compraventa

 Tema 5

Documentación administrativa de la compraventa

1. El proceso de facturación. La factura

1.1 Concepto de factura

Es un documento en el que se recoge la información de una operación de compraventa. En ella se detalla el producto comprado o vendido el origen de la operación. Además también se indica los géneros vendidos, el precio, los servicios prestados, los descuentos y los gastos.

1.2 Requisitos formales de una factura

Todas las facturas y sus copias deben de contener:

-Número y serie: Numeración de la factura

-Fecha de su expedición: Día en el que se emite la factura

-Nombre y apellidos: denominación completa, tanto del vendedor como del comprador.

-Número de Identificación Fiscal(NIF): atribuido por la Administración Tributaria española 

-Domicilio

-Descripción de las operaciones: todos los datos necesarios para determinar la base imponible del impuesto y su importe.

-Tipo impositivo

-Cuota tributaria: debe de consignarse por separado.

-Fecha en la que se efectúan las operaciones.

-Si se documenta una factura exenta del impuesto, se debe de hacer referencia a las disposiciones correspondientes.

-En caso de régimen especial, se debe de hacer mención de cual se trata.

-En las entregas de medios de transporte nuevas hay que consignar la fecha de su primeras puesta en servicio.

1.3 Plazos de las facturas

Los plazos de emisión son los siguientes:

-Plazo de emisión: al realizarse la operación

-Plazo de envío: Un mes desde la fecha de emisión

-Plazo de conservación: Tanto el vendedor como el comprador deben de conservar las facturas emitidas, durante 6 años.

1.4 Tipos de facturas

En función de su contenido se pueden clasificar:

-Facturas ordinarias: Es la que se usa con más frecuencia. En ella se documenta una operación comercial.

-Facturas rectificativas: Se usa cuando hay que hacer alguna corrección de una factura anterior.

-Facturas recapitulativas: en ella se permite incluir varias operaciones dirigidas hacia un mismo destinatario y se comprende las distintas fechas en un mismo mes natural. 

En función de la ausencia del valor legal:

-Copia de la factura: Contiene los mismos datos de la factura original.

-Duplicado de factura:  Es igual que la factura original, y se hace cuando hay varios destinatarios o cuando se produce la pérdida de la factura original.

-Factura proforma: Documenta una oferta comercial indicando los productos o servicios que se van a proporcionar con un determinado precio.

En función de los requisitos formales:

-Factura completa: Cumple todos los requisitos establecidos por la ley.

-Factura simplificada: Se puede emitir cuando el importe no exceda 3.000 euros, en las facturas cuyo importe no supere los 400 euros y facturas rectificativas

1.5 Factura electrónica  

Factura en la que se ajusta a lo establecido en el Reglamento de Facturación para cualquier factura en papel y que haya sido expedida por formato electrónico.

En esta es recomendable el uso de la firma electrónica.

La factura esta regulada por:

-El reglamento de facturación

-Ley 25/2013, de 27 de diciembre

Es obligatorio facturar electrónicamente todos los organismos de la Administración. Pueden quedar exentas aquellas en las que el importe sea de hasta 5.000 euros.

las obligaciones del emisor de la factura electrónica

-Crear una factura en una aplicación informática que cumpla con los requisitos legales.

-Asegurarse de la legibilidad en el formato original

-Garantizar el acceso a las facturas

-Conservar los datos de la factura en la base de datos

-Contabilizar la factura

-Garantizar la autenticidad e integridad de los datos

1.6 Registro de facturas

• Libro de Registro de Facturas Emitidas

En este se deberán de anotar las facturas, justificantes contables y documentos de aduanas, numeradas correlativamente.

• Libro de Registro de Facturas Recibidas

Se deben de numerar correlativamente todas las facturas, justificantes contables y documentos de aduanas correspondientes.

• Requisitos formales y plazos de las anotaciones

Requisitos:

-Los libros de registro deben de llevarse con claridad y exactitud

-Por orden de fechas

- Sine espacios en blanco

-Los errores deben de anotarse

-La anotaciones se deben de expresar en euros

-Las páginas deben de ser enumeradas

Plazos de anotaciones

-Facturas emitidas: Deben estar anotadas cuando se realice la liquidación y el pago del impuesto

-Facturas recibidas: Deben de anotarse por orden en que se reciban y dentro de un periodo de liquidación

-Operaciones intracomunitarias: Deben de anotarse en el plazo de siete días desde el momento de inicio.

2. Descuentos, gastos y retenciones en la factura

• Gastos incluidos en factura

-Transportes y aranceles: Gasto que origina el transporte de las mercancías en función de los incoterms acordados entre el vendedor y comprador

-Seguros: Cubre los riesgos que puedan sufrir las mercancías durante su traslado

- Envases y embalajes: existen dos tipos los retornables y los no retornables.

-Gastos suplidos: Gastos que ha pagado el emisor en nombre de un cliente.

• Descuentos incluidos en factura

-Descuento comercial: El más usual se calcula sobre el precio de los productos promocionados u ofertados, van incluidos en la factura cunado no son acumulativos.

-Descuento por volumen de venta o rappel: Se aplica si se alcanza un determinado volumen de compra, el rappel acumulativo se aplica cuando se consigue un volumen determinado.

-Descuento por pronto pago: se realizan en operaciones de compraventa al contado  o en pagos aplazados.

• Retenciones en la factura de venta o prestación de servicios

El pagador es el obligado a aplicar la retención 

Retenciones en la factura de venta o prestación de servicios

-Retención en factura a profesionales: personas físicas que realizan un actividad económica profesional. Retención general:15%

-Retenciones en factura de algunos empresarios por módulos: retención de 1%

-Retenciones por alquiler de inmuebles urbanos: facturas de alquiler de los propietarios e inmuebles que alquilan. Porcentaje 19%